Open source search oplossingen en CMS/DMS leveranciers

De afgelopen jaren hebben steeds meer leveranciers de kracht van open source search oplossingen omarmd. Vrijwel iedere leverancier van DMS en CMS oplossingen heeft nu een open source search oplossing “onder de motorkap”. “Search” is echter meer dan alleen een technisch trucje en medewerkers willen ook buiten één systeem informatie vinden.

“Back in the days” werden de meeste DMS en CMS oplossingen geleverd met een (mag ik wel zeggen) slechte zoekfunctionaliteit. De systemen waren gericht op het opslaan en beheren van content. We kennen allemaal de voor experts bedoelde zoekschermen met veel zoekvelden, gericht op het via metadata vinden van content. Met een beetje gelijk kon je ook “full-text” zoeken door alle metadatavelden en documenten. Voorbeelden? Die zijn er te over: Corsa, Verseon, SharePoint, OpenText, Drupal.
Vraag aan gebruikers wat zij denken over de vindbaarheid van content in die systemen en je krijgt in de meeste gevallen een rapportcijfer 6 of lager terug.

Wat ik nu zie is dat de meeste leveranciers van CMS, en DMS-sen hebben ontdekt dat er open source oplossingen zoals Solr/Lucene en Elastic search beschikbaar zijn om de content binnen hun systemen beter doorzoekbaar te maken. Feitelijk is dit model niet anders dan de OEM versies van bijvoorbeeld Verity (search97) die in de jaren 90 bijvoorbeeld voor ColdFusion werden gebruikt

De integratie van deze oplossingen heeft zeker verbetering gebracht. In plaats van de trage database search (SQL) en ontbrekende full-text zoekopties, is het nu mogelijk om sneller en gebruiksvriendelijker door binnen een CMS/DMS opgeslagen documenten te zoeken.
Om de medewerker te faciliteren bij het inperken van zijn of haar zoekvraag, wordt gebruik gemaakt van ‘facetted search”, wat in vrijwel iedere volwassen open source zoekoplossing beschikbaar is.

We kunnen nu dus beter zoeken in content binnen bepaalde systemen én daar ook nog eens relevantere resultaten uit krijgen. Een zoekoplossing is echter meer dan de mogelijkheid om zoekwoorden in te geven en een lijstje met links terug te krijgen. Findability heeft te maken met het optimaliseren van de content én het aangaan van een dialoog met de gebruiker om zo zeker te weten dat de vraag achter de vraag wordt begrepen en op die manier hoog relevante resultaten of zelfs antwoorden worden teruggevonden.

We hebben daarmee echter nog steeds te maken met “Silo’s” van informatie. Het is goed dat we binnen een bepaald (content)systeem kunnen zoeken én vinden. Binnen de meeste organisaties hebben we echter per definitie te maken met meerdere contentsystemen. Medewerkers willen met één zoekopdracht meerdere contentsystemen kunnen doorzoeken én ook nog relevante resultaten terugkrijgen.

Ik krijg de laatste tijd steeds meer vragen zoals “nu we Solr hebben voor product X, kunnen we deze oplossing nu ook inzetten voor het zoeken in andere contentsystemen?”.

In principe zijn de open source zoeksystemen zoals Solr en Elasticsearch in te zetten voor het “indexeren” van content uit vele bronnen. Een “build-in” zoekoplossing heeft echter vaak moeite met het aansluiten van andere bronnen. Het ontbreekt aan de “connectoren” (verbindingen om content uit meerdere contentsystemen te halen). De “build-in” versie van het zoeksysteem is geoptimaliseerd om content uit dat specifieke contentsysteem te kunnen indexeren én te doorzoeken.

Er blijft zodoende behoefte aan een zoekoplossing die de informatie over contentsystemen heen vindbaar maakt voor alle medewerkers. Meestal kan “build-in” zoekoplossing geschikt worden gemaakt, maar dat vraagt om expertise die de leverancier niet kan leveren. Search & Findability is een specialisme waarde leveranciers van CMS/DMS-sen meestal niet in kunnen voorzien.

Conclusie?
Expertise op het gebied van searchengines en Search & Findability is iets dat leveranciers van CMS en DMS oplossingen meestal niet kunnen leveren.
Positioneer een zoekoplossing over de contentsilo’s heen en geef het ook de aandacht die het verdient. Om je eigen “Google” te maken is meer nodig dan een meegeleverde zoekoplossing. De medewerkers varen er wel bij!

This entry was written by Edwin Stauthamer , posted on maandag april 07 2014at 11:04 pm , filed under Opinie and tagged , . Bookmark the permalink . Post a comment below or leave a trackback: Trackback URL.

Geef een reactie

XHTML: You can use these tags: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>