Cloudoplossingen zijn de trend, maar vergeet u niet iets?

De afgelopen jaren hebben de concepten “cloud” en “SaaS” een grote vlucht genomen. Op het gebied van office productivity zijn Google Apps en Office 365 zonder twijfel de grootste spelers. Vanwege de lage beheer- en licentiekosten heeft u besloten ook uw Office documenten naar de cloud te verplaatsen. Maar vergeet u hier niet iets?

In vroegere tijden (jawel… de tijd gaat hard) bevond al uw belangrijke bedrijfsinformatie zich veilig en bereikbaar achter de firewall. Zowel bereikbaar voor uw medewerkers als voor allerlei toepassingen waarbinnen die informatie werd gedeeld.

De beheerkosten van de opslagsystemen rezen echetr de pan uit en u bent zoals zoveel ondernemers van mening dat IT niet uw core-business is. U wilt uw bedrijfsmiddelen liever besteden aan de ontwikkeling van producten en het verkopen daarvan.
Naast het kostenaspect speelde ook de toenemende mobiliteit van uw medewerkers een rol. De medewerkers wilden het liefst tijd- en plaatsonafhankelijk bij hun gegevens kunnen. Dit legde een nog groter beslag op de IT voorzieningen binnen de bedrijfsmuren. Het moest immers wel veilig gebeuren.

Een cloudoplossing was het aantrekkelijke alternatief. U reduceerde hiermee de IT kosten én tegelijk zorgde deze oplossing ervoor dat uw medewerkers via internet vanaf elke plek en met iedere device bij die informatie kunnen.

We spoelen door naar het nu.

Uw medewerkers klagen erover dat ze om gegevens en documenten te zoeken, verschillende systemen moet raadplegen en dat ze niet snel genoeg (als ze het al kunnen vinden) een beeld kunnen krijgen over een bepaald onderwerp.
Door de verspreiding van informatie over de verschillende systemen moeten ze ook al eerst weten in welke systemen welke informatie te vinden is. Met name een ramp voor nieuwe medewerkers.

Daarnaast komt u tot de conclusie dat u meer wilt weten over productiecijfers, contacten met klanten, waar men binnen uw bedrijf mee bezig is en welke kennis u als organisatie bezit om de juiste beslissingen te kunnen nemen t.a.v. investeringen, marketingcampagnes, productontwikkeling etc.  

Om deze behoeften in te vullen zou een “enterprise search” oplossing het antwoord kunnen zijn. Dit soort oplossingen is in staat om gegevens en documenten die over zeer veel systemen zijn verspreid via één “index” doorzoekbaar te maken. Uw medewerkers kunnen zo snel bij de nodige documenten komen én u bent in staat om informatie over verschillende bronnen te combineren om inzicht te krijgen in relaties en trends.

U gaat op zoek naar een oplossing en vergelijkt de verschillende oplossingen. U komt er daarbij achter dat de meeste enterprise search oplossingen uitstekende mogelijkheden hebben om gegevens en documenten uit verschillende systemen te halen en integraal doorzoekbaar te maken: databases, SharePoint, Filesystemen, ERP-systemen, CMS-sen, DMS-sen etc.

Echter… de “connectoren” die deze oplossingen bieden gaan er vanuit dat deze systemen “on-premise” staan. Ze hebben (nog) geen oplossing om ook informatie uit bijvoorbeeld Google Apps of Office365 te halen.

Nu een deel van uw eigen informatie zich buiten de bedrijfsmuren bevindt is deze ineens niet meer bereikbaar voor uw eigen organisatie. Het blijkt zeer moeilijk te worden om al uw eigen informatie te aggregeren, ontsluiten, combineren en te analyseren.

De moraal van dit verhaal?

Kijk bij het outsourcen van data en systemen of bij het afnemen van een cloud / SaaS oplossing vanaf het begin naar de “openheid” van de oplossing. Als eigenaar van de gegevens en documenten moet u te allen tijden in staat zijn om een integraal beeld te vormen over alle aanwezige informatie. Om naar antwoorden en relaties tussen gegevens en documenten te zoeken moet deze informatie via één ingang voor al uw medewerkers toegankelijk zijn. 

Company to watch: Inter:Gator

De afgelopen maanden ben ik veel tweets tegengekomen van “Interface Projects”. Interface Projects is het Twitter-account van @intergator. Het bedrijf achter dit account is “Inter:Gator”.

Inter:gator (http://www.intergator.de) is een duits bedrijf dat zich specialiseert in kennismanagement (Wissensmanagement) en enterprise search.

Ze hebben inzichten en oplossingen op veel search-gerelateerde gebieden. Van SharePoint Search tot een complete Appliance (hard- en software gecombineerd tot een “turn-key” oplossing, vergelijkbaar met de Google Search Appliance).

De site is geheel in het duits maar ook volledig engelstalig beschikbaar.