Google search appliance NIET in het nieuws

Als search consultant volg ik vele weblogs en ben ik geabonneerd op vele RSS-feeds.

Het valt mij op dat vrijwel alle grote aanbieders van zoekoplossingen melding maken van progressie op het gebied van techniek, nieuwe klanten en toepassingen.

Waarom zien we dit soort berichtgeving niet voor de Google Search Appliance? Zijn ze er niet of schenkt Google aan dit deel van hun activiteiten gewoonweg geen aandacht?

Als de mooie voorbeelden er niet zijn, dan zegt dit wat over hun marktpenetratie. Als ze er wel zijn, dan zegt dat iets over het belang dat Google hecht aan hun Enterprise Search oplossing.

Vindbaar maken van informatie “door de ogen van een kind”

Wat doe jij nou eigenlijk, pap?

Afgelopen week zat ik met mijn gezin aan de eettafel waarbij het onderwerp “werk” ter sprake kwam. Mijn kinderen (13 en 16 jaar oud) gaven aan dat ze eigenlijk nog steeds niet goed weten wat ik nou eigenlijk “doe”.

Als mensen aan mij vragen wat ik doe, dan zeg ik meestal dat ik binnen bedrijven en organisaties doe, wat Google.com doet op het internet: Doorzoekbaar en vindbaar maken van informatie.

Toen mijn dochter reageerde met “oh, dus dan typen mensen iets in en dan ga jij op zoek naar die informatie”, besefte ik dat ik het anders aan moest pakken.
Ik probeerde een andere insteek om mijn werk wat dichter bij haar belevingswereld te krijgen.

Ik: “Als jij een document zoekt op je laptop, hoe doe je dat dan?”
Britt: “Dan open ik de verkenner en ga naar de map waar het document staat”.
Ik: “Maar als je niet weet in welke map het document staat?”
Britt: “Dan open ik het zoekvakje en tik een woord in waarvan ik weet dat het in het document staat”.
Ik: “OK. Stel je nou eens voor dat je heel veel computers en servers (ze weet wat een server is; we hebben zo’n NAS-schijf thuis) hebt en dat je niet weet waar het document staat. Je moet dan zo’n zoekboxje hebben waarmee je door alle computers en servers kan zoeken, toch? Je hebt dan een soort Google nodig om door al die documenten op alle computers te zoeken. Nou, daar heb je dus programma’s voor en ik help bedrijven om die programma’s te installeren en te gebruiken.”
Britt: “Dat is toch heel onhandig. Dan kan je toch beter alle die documenten op één plek zetten?”.

Dat is dus hoe een kind van 13 over het informatieprobleem in organisaties denkt.

Binnen veel organisaties wordt er ook zo over de aanpak van een informatieprobleem gedacht. Om de toegankelijkheid van documenten en het vinden van informatie te verbeteren worden vaak projecten opgestart om een nieuw systeem in te voeren die alle informatie zou moeten bevatten. Dit leidt tot grote en langdurige projecten omdat er van tevoren moet worden nagedacht over wat zo’n systeem dan zou moeten kunnen, hoe de documenten en informatie gestructureerd moet worden, welke metadata beheerd moet worden en hoe de informatie in andere systemen naar dit nieuwe “mega” systeem gemigreerd moet worden. Denk aan CMS-sen, DMS-sen, Databases, CRM’s etc.

Het is een utopie om te denken dat je alle documenten en informatie in één systeem krijgt. Het leidt meestal tot een “gedrocht” van een systeem omdat er voorbij wordt gegaan aan de manier waarop verschillende medewerkers in verschillende rollen de informatie gebruiken. De nadruk ligt hierbij op het beheer van de informatie en niet op het gebruik.
Gedurende het project dat maanden of jaren in beslag kan nemen zien de medewerkers nog geen verbetering van de vindbaarheid van de informatie die zij nodig hebben om hun werk te kunnen doen.Intussen blijven de medewerkers dus tijd verliezen door het opnieuw maken van documenten met informatie die reeds beschikbaar zijn binnen de eigen organisatie, maar waarvan zij het bestaan niet kennen. Nog erger is het dat medewerkers beslissingen nemen op basis van wellicht incomplete informatie.

Een organisatie is gebaat bij een aanpak en oplossing die zo snel mogelijk resultaat laat zien, zonder dat daarvoor grote aanpassingen moeten worden gedaan aan bestaande informatiesystemen.
Het vakgebied Enterprise Search richt zich op het toegankelijk maken van informatie voor alle medewerkers in alle informatiesystemen.

De inzet van Enterprise Search oplossingen maakt het mogelijk om de documenten en informatie uit de bestaande informatiesystemen te halen en die informatie via één ingang aan de medewerkers ter beschikking te stellen: Een eigen “Google” dus.

Mijn dochter gelooft in het samenbrengen van alle informatie op één plek en ik vertaal dat niet naar één grote “content repository”, maar naar de inzet van een slimme zoekoplossing die over de diverse informatiesystemen heen zoekt én vind.

Wat denkt U?