Zoveel beheer… zo weinig gebruik

De afgelopen tijd heb ik veel bij klanten rondgelopen waar er grote projecten worden uitgevoerd op het gebied van archivering, implementeren van document management oplossingen, recordsmanagement etc.

Er wordt zeer veel tijd en geld gespendeerd aan onderzoeken, adviestrajecten, aanschaf van producten, implementeren van de oplossing, opleiden van gebruikers én beheerders.
Na deze implementatieperiode volgt de periode van gebruik en beheer. Tijdens die periode wordt er nog eens zoveel tijd besteed aan het beheren van de informatie door gebruikers én functioneel beheerders, DIV-ers etc.

Het valt op dat er zo weinig wordt gesproken over het gebruik van de informatie. Medewerkers die taken en processen moeten uitvoeren in verschillende onderdelen van de organisatie worden zelden betrokken bij vraagstukken over de opslag en het beheer. Medewerkers hebben echter behoefte aan het kunnen gebruiken van de informatie en documenten.

Als we nou eens 10% van het budget dat aan de archivering en het beheer van de informatie en documenten wordt uitgeven aan oplossingen besteden om de informatie te kunnen gebruiken. Ik durf te stellen dat de gebruikers dan voor 80% geholpen kunnen worden bij het vindbaar en bruikbaar maken van die informatie en documenten.

Uiteraard doel ik hier op oplossingen op het gebied van findability en usability.

Betrek de medewerkers bij het informatiebeheer probleem om erachter te komen welke informatie nou eigenlijk heb belangrijkst is voor de verschillende processen in de organisatie. Richt vervolgens je energie op het verbeteren van die “lokale” informatieproblemen in plaats van het investeren in een mega archiveringssysteem of document management systeem.

Bruikbaarheid van informatie wordt sterk verbeterd door de inzet van zoektechnologie. Via een zoekmachine kan de medewerkers bij alle informatie in de organisatie komen, ongeacht waar deze informatie is opgeslagen én hoe deze wordt beheerd. Om informatie en documenten doorzoekbaar te maken, los van het systeem of de lokatie waar deze informatie zich bevindt, zijn Enterprise Search oplossingen beschikbaar.

Met technologie alleen ben je er echter niet. Het is van belang om de gebruiker en het proces centraal te stellen om een goede oplossing te bieden. Dat betekent dus ook veel aandacht voor het proces én de user interface.

Kortom… het heeft geen zin om te investeren in de opslag van informatie als je er niet voor zorgt dat de opgeslagen informatie ook makkelijk vindbaar en dus bruikbaar is.

 

This entry was written by Edwin Stauthamer , posted on donderdag maart 15 2012at 10:03 pm , filed under Opinie and tagged , . Bookmark the permalink . Post a comment below or leave a trackback: Trackback URL.

Geef een reactie

XHTML: You can use these tags: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>